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档案鉴定理论发展规律论
作者 : 傅荣校      发布时间 :  2009-07-28 09:55:46
【字号: 【打印】 【关闭】
【原文出处】档案学通讯
【原刊地名】京
【原刊期号】200306
【原刊页号】7~11
【分 类 号】G7
【分 类 名】档案学
【复印期号】200401
【 标 题】档案鉴定理论发展规律论
【标题注释】本文源于国家哲学社会科学基金项目研究,批准号为00CTQ002
【 作 者】傅荣校
【作者简介】傅荣校 浙江大学信息资源管理研究所 (杭州市,邮编:310028)
【内容提要】档案鉴定理论是备受档案界关注的特色理论之一,它的发展过程呈现出一定的特点和规律。文章从:与来源原则的结合、史学影响的消退、职能鉴定论的回归、鉴定标准的实用化、效益标准的日显作用这五个方面,对档案鉴定理论的发展规律展开了详细论述。
【摘 要 题】档案鉴定
【关 键 词】档案鉴定理论/发展规律/鉴定标准
【 正 文】
  档案鉴定理论是20世纪发展最快的、而且最受档案界关注的档案学特色理论之一,这一理论所涉及的一些概念――价值、利用、鉴定、精简、效益,本身就完全能反映出档案工作的目标。对档案价值鉴定理论的历史回顾,我们不难发现档案鉴定理论发展史中所呈现的特点和规律,研究这些规律,将有助于我们更透彻地理解档案鉴定理论,并为探索新的理论模式奠定基础。
  一、档案学两大特色理论――来源原则与鉴定理论的紧密结合
  从20世纪初至今的档案鉴定理论的发展趋势来看,来源原则在档案鉴定领域的应用成为其一个显著的特点。
  来源原则,即“按照文件的形成机构划分和管理档案”,它起源于1841年法国提出的“尊重全宗原则”,百余年来,历久弥新,其应用价值日益拓宽。它反映到档案价值领域就是依据档案形成者及其职能鉴定档案的保存价值。(注:晋平:档案价值鉴定的来源原则及其应用》,2000年第2期《档案学通讯》。)
  从档案鉴定理论和方法的发展趋势来看,来源原则的指导作用不容忽视。迈斯奈尔提出的鉴定体系中,第二条标准就是以来源原则为基础的。他认为不能把案卷作为零碎的材料孤立地分别单独评判,而应该以它们固有的行政关系为具体背景进行鉴定,即在鉴定时,应该考虑各行政单位在政府机构中所处的地位,其活动性质,以及这种活动与上下级行政单位活动的关系。此后,卡林斯基的职能鉴定论主张按照机关在政府体系中的地位和职能的重要性来确定文件的价值和保管期限的做法,也是奠基于来源原则之上的。当然,此时的来源是文件的狭义来源,主要指文件的形成机关。但是,来源鉴定的标准使档案价值鉴定开始摆脱纯经验操作阶段,鉴定工作有了指导思想和鉴定标准。
  来源原则也影响了谢伦伯格的理论。20世纪50年代,谢伦伯格在他的代表作《现代档案――原则与技术》一书中提出“公共文件具有对产生文件的原机构的原始价值,以及对于其他机构和非政府使用者的从属价值”,因而在判定文件价值时必须知道文件是怎样产生的,如果对文件“产生于什么样的政府行政单位或特定的来源不明,它的作用和意义也可能就难以确定。”(注:(美)谢伦伯格.《现代档案――原则与技术》黄坤坊等译,档案出版社,1983年版,P153。)这些论断体现了档案的来源特征对其价值鉴定的影响,也是谢伦伯格对档案鉴定理论的新贡献。
  20世纪80年代以来,社会分析和职能鉴定论与加拿大国家档案馆的“新宏观鉴定接收战略”更是充分体现了来源原则对传统鉴定理论和方法的改革,这可从库克的报告中窥见一斑。1991年,汉斯•布姆斯就指出,“档案人员需要对文件形成者职能进行有效分析,以便将利用需求与文件自身联系起来。”认为按照这种方法,就会出现一种“迅速转变”,即从复杂的社会价值、问题与趋势转变为由文件形成者职能显示出的文件来源,并进一步指明:“这就是为什么来源必须是档案鉴定永恒的基本原则的原因所在。”(注:特里•库克:《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》,《第十三届国际档案大会文件报告集》,P153,中国档案出版社,1997年10月出版。)而特里•库克在1996年的第十三届国际档案大会的主报告中系统地总结了20世纪档案理论与实践,提出“新来源观”和“新宏观鉴定”。由库克的报告看出,基于“档案价值取决于社会结构,通过社会职能体现出来的‘新来源观’”,欧美各国先后把鉴定的重点“从文件实体转向文件的形成过程”。
  当然,来源鉴定的标准和方法比较客观,简捷实用,是研究判断档案价值的重要依据,却不是惟一标准,不应该排斥其他的鉴定标准和方法。档案价值鉴定是档案学理论与实践中一个颇为复杂的难题,不可能一蹴而就。因此,我们在坚持以档案来源特征为标准同时,还要结合其内容和形式等特征进行综合分析,以全面、准确地甄别和判断档案的保存价值。
  二、史学影响的色彩在消褪
  在档案价值鉴定问题上,传统史学理论及思潮的影响及渗透逐渐减少,档案鉴定标准越来越社会化。
  19世纪以来,流传于西欧的实证主义历史学研究思潮,严重影响了档案人员对文件开展鉴定的行为。如19世纪最有影响的德国历史学家冯•兰克,就宣称“历史是怎样发生的就怎样叙述,”认为“当事人的信函比史学家的记录更有价值。”当时的档案工作者认为:他们的职责只是“为国家和民族乃至社会文明保存史料,积累知识,因而认为鉴定档案是对历史的亵渎和冒犯,原则上反对一切鉴定和销毁档案的行为”(注:何嘉荪、傅荣校:《文件运动规律研究――从新角度审视档案学基础理论》,中国档案出版社,1999年出版,P247。),在档案鉴定问题上表现出极端的保守性和片面性。
  希拉里•詹金逊最初也是坚决反对鉴定,其思想突出的特征是:档案“证据的神圣性不可侵犯”。对此,加拿大的库克批评他执著坚持的是一种“狭隘的证据性特点”。后来,由于机关产生了数量庞大的文件,鉴定工作不得不开展时,詹金逊做出了一些让步,提出“让行政官员成为选留和销毁其文件的惟一代理人……”,虽然他仍过分地强调档案的证据性,反对档案人员参加鉴定和挑选文件。
  诚然,詹金逊关于档案的证据价值和必须维护档案证据价值的思想是可贵的。但是,他却走到了极端。詹金逊过分地强调事物的一个方面,却忽略了事物的另一方面,即被他当做选留和销毁文件惟一代理人的行政官员,并不能确保文件证据的神圣不可侵犯,他们可能会因各种原因而过多或过少销毁文件,“甚至为历史研究和提供活动证据而刻意编制文件”。由于在理论上的片面性,他无法找到满意的解决方法。詹金逊的鉴定思想把本来合理的东西绝对化、片面化,这就把科学转化为谬误。
  谢伦伯格以其卓越的双重价值鉴定理论否定了詹金逊的档案鉴定思想,为档案价值鉴定理论与实践做出了重大贡献。但是,他把关注焦点放到史学研究需要的思想,他的后继者甚至越行越远,提倡决定档案根本性质的应当是从属价值,提出了“利用决定论”,强调“学者特别是历史学家的实际利用和预期利用”是档案鉴定的“最重要标准”。当时美国国家档案与文件局的重要鉴定思想家米耶•菲斯拜甚至主张“编史工作的最新趋势是判断文件价值的首要标准”(注:特里•库克:《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响,《第十三届国际档案大会文件报告集》,中国档案出版社,1997年10月出版。)。
  幸亏这种观点并没有在档案界达成共识。比如,杰拉尔德•汉姆就认为这种观点最终的结果是“档案馆藏只限于满足狭隘的研究需要,无法广泛地反映人类生活方方面面”,他进一步指出,“利用决定论”实际上破坏了文件在其形成者业务活动中形成的自然联系,完全忽视了形成者的延续机构记忆的需要。按照汉姆的观点,显然可以认为传统的史学研究远不能代表广泛的社会需求,因而,从这个意义上说,汉斯•布姆斯的“社会分析与职能鉴定论”的产生,就显得再自然不过了。
  事实上,在最后一个古典档案学者――希拉里•詹金逊的理论影响日趋式微后,档案鉴定理论研究基本上脱离史学思潮的影响,不再受历史学家思想观点的挤压。而在电子文件出现之后,技术鉴定的难度与受关注程度超过了对内容的审视,电子文件鉴定的这双重支点的建立,完全宣告历史主义色彩的淡化,现实需要以及技术性属性越来越成为鉴定理论研究的重点了。
  三、职能鉴定论以一种新的面目回归
  20世纪二三十年代,波兰档案学家卡林斯基接受并发展了迈斯奈尔鉴定理论这已孕含的职能鉴定的重要思想,提出了更具操作性的鉴定理论和标准,其理论核心是“职能鉴定论”,即档案文件的价值取决于产生机关的职能及其在政府机关体系中的等级地位。按照这一理论,高级机关和职能重要的机关形成的文件价值大于低级机关或职能不重要的机关形成的文件。“职能鉴定论”使鉴定工作由过去被动销毁档案转到了主动按档案价值决定留存上来,这是指导思想和方法论的转变,具有重要的、突出的意义。
  “职能鉴定论”在谢伦伯格的双重价值鉴定理论中得到进一步应用,谢伦伯格把职能鉴定论的主要思想当做鉴定档案证据价值的主要标准,因而也被欧美国家普遍接受。
  进入20世纪80年代后期,文件数量的惊人增长、文件类型的日益复杂,以及社会对档案利用范围的扩大,给鉴定工作提出了一系列的新问题,许多档案学者和档案工作者对鉴定的新理论、新方法进行了广泛、深入的研究,由此,档案鉴定理论获得了长足的发展。
  这一时期,世界各国的档案研究人员逐步坚信档案应当反映其产生的社会,因而,档案理论的思想基础发生了一个根本的变化,即从一个国家的理论发展到一种全社会的理论。这就促使档案鉴定理论的发展空间更加广阔。“社会分析和职能鉴定论”在此背景下得以全面发展和论证。
  “社会分析和职能鉴定论”最初源于德国档案学家汉斯•布姆斯的“以文件形成者职能体现社会价值”思想。布姆斯认为,社会应确定其自身价值,档案文件必须如实地反映这些价值。社会价值最好不是直接通过对社会动力和公共舆论的研究来确定,而应间接地通过了解那些为实现社会需求和愿望的重要文件形成者的职能来判断。按照这种方法,对文件的评判标准从复杂的社会价值、问题或趋势转变为由文件形成者职能显示出的文件来源。当然,这是一种广义的来源,其分析的重点将是文件形成者的职能、计划,所参与进行的活动及活动中的有机联系和业务的重要性。具体来说,哪些职能活动,哪些工作更重要,从而将在其中产生的,或与之相关的文件都保存下来,而不再逐份审阅文件本身。这是对卡林斯基“职能鉴定论”的发展。
  布姆斯的观点与加拿大国家档案馆1989年后实行的“新宏观鉴定接收战略”相吻合。加拿大的鉴定方法首先关注的是机构活动的有机联系,其次是分析和鉴定政府职能、计划、活动和业务的重要性。因此,鉴定的着眼点不是集中在文件或单份文件上,而是集中在生成文件的政府职能、任务和活动上。这一做法为鉴定大批量的文件提供了很好的解决方法,尤其此时大量出现的电子文件。
  加拿大学者T•库克从20世纪80年代以来进行的研究也与此档案鉴定的战略转移不谋而合。他一直主张档案鉴定方法应“置于一种以文件前后关系为基础,以来源为中心的框架之中,而不是置于以内容为基础的历史文献框架之中。”尤其是电子文件出现后,档案事业面临新的挑战,库克指出:“作为档案鉴定的核心――鉴定具有永久保存价值文件的过程需要改变,这是因为文件的传统概念和物质形态不复存在,需要鉴定的文件数量过大,而这种鉴定往往必须在一份文件产生之前在计算机系统设计阶段完成。鉴定将因此侧重职能、业务和风险分析,而非文件及其潜在价值。”(注:特里•库克:《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》,《第十三届国际档案大会文件报告集》,中国档案出版社,1997年10月出版。)
  由于这一时期的档案鉴定理论,又以机关的职能为支点开展研究,很容易让人联想到卡林斯基的“职能鉴定论”,因而,为区别前者,一般把这一时期的职能鉴定研究,加一个“新”字为其前缀,称之为“新职能鉴定理论”。
  四、鉴定标准日趋实用化――鉴定的实用主义功能目标反映越来越明显
  虽然档案鉴定理论体系在把握主体需求和客体属性这对价值关系方面日趋成熟和全面,但同时我们可以看到文件、档案鉴定动机更趋“实用化”,鉴定理论体系开始突破主体需求和客体属性这两方面依据的限制,呈现一种全面的、发展的趋势。
  审视整个档案鉴定理论的发展历史,这种“实用化”的趋势可以从两方面体现出来。
  第一,鉴定标准向更利于实际程序化、系统化的方向发展。愈是早的鉴定体系,其标准愈是抽象,鉴定人员难以把握。迈斯奈尔的鉴定标准虽然使档案鉴定工作开始摆脱纯经验操作阶段,但是标准过于粗糙,从某种程度上说只是一种鉴定理念。卡林斯基的职能鉴定标准继承和发展了迈斯奈尔的鉴定思想,而且更具操作性,但是没有具体的文件处置一览表,更谈不上文件保管年份的细分,因此具体操作时鉴定者还是难以掌握。到了20世纪50年代以后,这种情形在很多国家得到了改变,这主要是因为文件数量急剧增长,鉴定行为需要当机立断,而不是在模棱两可的标准下犹豫不决、举棋不定。这些国家就通过反复的验证,制定出指导文件鉴定的文件处置一览表,把文件的保管年份进一步细致化,以便于鉴定人员在具体操作时掌握。比如美国、加拿大等国,他们机械式的鉴定标准,大大改变了以往鉴定工作滞后的局面。
  第二,鉴定成为档案优化的主要措施。
  档案优化是指馆藏量与信息量的最佳比例关系,也即在最低限度馆藏量的情况下,保存最大限度的必要信息量。
  档案优化问题的提出,主要是由于第二次世界大战以后许多国家都面临现代文件膨胀的问题。随着社会进步和科技发展,不断增多的管理机构在其名目繁多的活动中对各种记录载体、记录手段和复制技术的应用,使现代文件的数量日益膨胀。尽管各国采取了若干文件“节育”措施,但不断增高的“文山”仍然使各国的档案人员不堪重负。
  然而,各国档案人员都意识到,在大量产生的文件中真正作为档案永久保存的数量却很小,许多国家档案馆为此在探索如何有效地控制进馆数量并确保馆藏质量的问题。档案优化就是在这种背景下提出的。于是,档案鉴定与档案优化直接联系起来了,无论是比例鉴定法、选样保管法,还是通过文件管理加快对半现行文件的处置、或者限制进馆机关等,这些措施事实上都是鉴定本身。从结果看,通过加快对档案的鉴定和处置,基本达到了档案优化的目的。
  五、效益标准日显作用
  档案管理需要一定的物质基础,有很多方面的费用支出,如保存空间、装具、人力等,这些因素会影响着档案的鉴定,即档案鉴定人员在判定档案价值时必须考虑保管费用因素。所谓保管费用,是指对以后保管档案过程中所需各种费用的估计,它包括库房费用、处理费用、保护费用和参考费用。其中,库房费用是指建筑库房所需的费用;处理费用是指每立方英尺档案对其进行处理和编目所需的工时,它是档案鉴定中的一个永恒的和决定性的因素;保护费用是指文件在保护或修复过程中所需设备和材料的费用。由此,档案人员必须权衡经费来源与所保存档案未来的用途。
  效益标准渐渐得到重视,成为鉴定中奉行的一条原则。早在1946年美国档案学者波尔就提出把保存的费用作为档案鉴定的要素之一,但这种讲究实用的观点当时并未引起重视,甚至遭到了一些档案人员的批评,这一标准到20世纪60年代才得到广泛倡导。
  谢伦伯格在对档案价值作较全面的阐述时,还强调鉴定时应考虑档案保管费用、技术条件、场地限制等。他认为,任何一份档案都可能在某个时期、某个场合发生作用。但不可能把他们全部保存,社会用于保管的能力毕竟有限,这样就必须考虑到经费问题。布里奇福特在《档案与手稿:鉴定和登记》中更明确地提出了这条标准。他强调,档案鉴定应充分考虑存储、保存、处置文件费用等因素。美国的弗兰克•博尔斯和朱莉娅•扬提出的鉴定模式包括三个相互联系的模块,其中一个模块便是保管费用。博尔斯和朱莉娅在1985年第二期《美国档案工作者》杂志上发表文章,提出保管费用是档案鉴定标准之一。不仅仅是美国,从目前看来,效益标准已经作为一种非文件价值关系因素的鉴定标准,而被各种鉴定体系广泛采用,我国许多论著中也采用了这一标准。
  我国最早注意这一标准的是陈兆@①、和宝荣两位教授,他们根据实际工作的经验教训,提出了必须研究保存效益的观点,认为只有“当档案发挥作用所带来的利益,超过因保存档案所付出的代价时,才具有保存价值”(注:陈兆@①、和宝荣:《档案管理学基础》1996年修订本,中国人民大学出版社,P175。);冯惠玲和何嘉荪教授也持同样的观点。冯惠玲教授认为:“任何一个社会、任何一个国家所能提供的档案保存能力都是有限的,人力、物力、财力等因素必然直接制约档案保存的质量和数量。因此,在鉴定工作中应摒弃不计成本、多多益善的观点,要考虑一下每份档案是否值得保存,值得保存多久。”(注:邓绍兴、陈智为主编《档案管理学》2版,中国人民大学出版社,1996年版,P31。)何嘉荪教授在他主编的《档案管理理论与实践》一书中虽然认为“目前在我国尚无精确计算档案管理费用的先例和成熟的计算方法,更没有得到一致公认的计算档案作用效益的公式,所以一时还无法运用定量方法对比分析保管档案的效益和低价。”但强调“保存档案必须在经济上是合算的”,并指出,“在鉴定档案价值时,提出保管代价问题并在定性分析的基础上适当考虑这个因素是必要的,可以不致盲目保存许多价值并不太大的档案文件。”(注:何嘉荪:《档案管理理论与实践》,1991年版,高等教育出版社P53、P85。)
  世界各国档案工作者都在考虑档案发挥作用所带来的效益与保存价值所付出的代价问题的对比关系,尽可能将能够发挥作用带来的效益大于其保存代价。这说明讲究实用化的鉴定体系已被广泛接纳,人们在鉴定文件、档案价值时,已不再局限于从主体需求和客体属性两方面寻求依据了。
  当然,社会一直在发展中,人们受各种历史条件和主客体条件的制约,不可能最终一劳永逸地把握全部决定条件和因素。除了渐渐崛起的效益标准,目前档案界还提出了一些其他标准,如我国档案学家提出的相对价值标准,陈兆@①、和宝荣两位教授就认为,从我国档案管理体制和档案工作原则出发,在实际上还有一种被鉴定档案与其他档案相比较而存在的价值,即在一定情况下某些文件的保存价值和保管期限可以相对地提升或降低。如档案馆在鉴定档案时,往往要根据全宗和全宗群内档案的完整程度来决定某些档案文件的价值。鉴定标准是在现有的客观现象和实践经验的基础上深入分析、研究之后,归纳、提炼出来的一般性规律认识,应随着社会的发展不断充实、发展和验证,不能成为绝对的、一成不变的指标和条律。
  综上所述,我们可以看出,档案鉴定理论的发展是一个动态的、规律性的过程。了解这些规律,进而掌握这些规律,能使我们以全面的、发展的眼光看待档案鉴定理论的每一次变化,跟其他管理环节相联系,不断调整档案鉴定标准,以适应档案工作发展的客观要求。
  注释:
  字库未存字注释:
  @①原字礻加吴
 
 
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