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在档案信息化的理想和现实间前行
作者 : 杨来青 徐明君      发布时间 :  2012-12-19 14:43:21
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    随着社会进步以及档案事业自身发展,各地档案信息化工作都得到快速普及和推进。2010年出台的《数字档案馆建设指南》为我们描绘了当前信息化建设的一个基本模型。但信息化建设涉及内容很多,也不能企望一本《指南》能够说尽。从各行各业的实践来看,信息化工作搞的过于超前,容易成为“烧钱”项目;而仅限于满足现状,又难以发挥信息化工作的引领作用。近年来,青岛市以档案科研为前导、以服务和安全建设为两翼、以数据和业务规范管理为基础,不断在理想和现实之间寻求合适路径,稳步推进档案信息化工作。
 
一、     延伸档案工作两端,融入电子政务平台,实现集群式发展。
 
    收、管、用,是档案工作的三个重要组成部分。从数据流的角度讲,前端是“收”;后端是“用”。对于“收”,青岛市及时把握电子文件管理的发展趋势,积极争取将归档系统作为重要业务环节嵌入全市电子政务平台。通过电子政务办公系统将档案管理的触角延伸到电子文件的前端。这既方便了机关工作人员的归档工作,又利于电子文件元数据的捕获。目前,全市电子文件归档率和向档案馆移交率均达到100%。对于“用”,青岛市凭借政务网络将信息共享平台延伸到青岛市的全境域,实现“宽到边,纵到底”。全市13个综合档案馆实行集群式发展,每一个综合档案馆都是同级机关和企事业单位的集群中心。这13个集群,既相对独立又联合共享。通过集群模式,统筹规划、齐步发展,全市实现了“四个共享”。一是建立电子文件中心,实现机关之间信息共享。二是建立区域内档案馆之间信息共享联动服务机制,全市十三个档案馆实施“民生档案馆际联动查阅服务”。三是建立档案馆服务党政机关的新平台,开通馆室“直通车”,数字化成果回馈各机关。四是各级档案馆通过基于互联网的网站和数字档案馆,为社会查阅数字档案开辟窗口,实现档案信息社会共享。
 
二、     强化数据质量控制,夯实信息化工作基础。
 
    随着信息化工作的推进,档案馆的各类数据必将迅速膨胀。数据是体现和发挥信息化建设作用的根本。如何保证这些数据不出问题、出现问题能及时发现、发现问题能及时补救,除了需要相应技术保证外,完善的管理制度和工作机制也非常重要。青岛市一直贯彻“数据就是档案”的管理理念,不断完善虚拟环境下数据的安全管理办法。一是建立数据授权管理制度,目录数据管理到字段,全文数据管理到文件。二是建立数据出入库登记制度,实现“交接有凭据、变动有台账”,形成了《全文数据出入库登记表》和《馆藏数字化动态一览表》等台账。三是建立凭据光盘,实行“数据在线之前、务必先行刻盘”工作机制,确保磁盘、磁带和光盘三种存储备份介质。此外,在数据动态监控和预警方面正在进一步完善。
 
三、     适应信息化新形势,通过业务流程再造,探索档案工作新模式。
 
    随着档案工作前端的延伸,电子文件及时归档成为可能。从2002年我们开始推行电子文件随办随归。为使这些电子文件有一个安全的集中保管基地和共享平台,我们于2004年在档案室和档案馆之间架设了电子文件中心。电子文件中心首先解决了各机关归档电子文件的安全存储问题。为进一步实现共享利用,我们在电子政务办公系统中增设了开放鉴定工作流程。每一份电子文件必须先划控后归档,从而保证了电子文件“及时归档,同步共享”。随着《政府信息公开条例》的实施,我们又进一步完善了业务流程。对于档案馆业务,我们按照OAIS开放档案信息系统模型进行了抽象概括和流程再造。对档案接收、管理、存储、利用等基本业务,建立了业务申请、审核、审批、授权、处理、提交等流程。设立了任务申请人、任务负责人、数据负责人等职位。一般性工作,需要申请人发起申请、处室负责人审核、数据负责人授权,必要时还需经分管领导审核、主要领导审批。
 
 
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