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建立“两个体系”,推进公共档案馆建设
作者 : 青岛市档案馆 徐明君      发布时间 :  2012-12-19 14:51:04
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    2009年10月30日,国家档案局长杨冬权在全国档案馆工作会议上提出:本世纪下一个十年要努力把各级国家档案馆建设成为“五位一体”的公共档案馆。公共档案馆建设是档案部门顺应时代要求,运用公共管理理念对自我功能和形象的拓展和重塑。改革开放30余年来,公共档案馆建设取得了许多理论和实践上的成果。目前,全国档案部门正在深入学习实践科学发展观,重新认识档案工作。“两个体系”的建设既是我们各项工的目标,也是当前推动公共档案馆建设的必然选择和重要途径。
 
一、公共档案馆的功能定位
 
    公共档案馆作为公共组织,是以管理社会公共事务,提供公共产品和公共服务,维护和实现社会公共利益为目的,拥有法定的或授予的公共权力的组织实体。
 
    上世纪50年代中期至80年代中期,档案馆基本处于封闭状态。1987年颁布的《档案法》从法律上明确了公共档案馆的性质,由此至90年代末,档案馆开始从封闭走向开放。2000年,全国档案馆工作会议提出,要把档案馆建成保管党和国家重要档案的基地和爱国主义教育基地,建成为改革开放和现代化建设事业提供档案信息服务的中心。2004年,全国档案局馆长会议提出了“四位一体”的功能定位。2006年,全国档案馆拓展社会服务功能座谈会召开,档案馆的功能在组织、内容、形式和效果等方面不断提高。2007年出台的《中华人民共和国政府信息公开条例》中指定国家档案馆为政府信息查阅场所。2008年全国档案工作会议提出“两个体系”建设的新要求。
 
    理清档案馆发展的脉络后,我们不难发现,目前我国公共档案馆的功能包含了以下几点:
 
    一是政策法律的执行功能。现代公共管理要实现民主化、科学化、法制化的管理,离不开公共政策的指导作用,离不开法律的规范作用。因而,无论政府组织还是非政府公共组织, 虽然在发挥具体作用上有一定差异,都具有政策与法律功能,这就是档案事业的行政管理功能。
 
    二是公共信息资源的收集保管功能。档案馆存史留鉴,安全保管是其它工作的基础。公共档案馆要延续传统的保管功能。此外,还应加强电子文件中心建设,确保电子文件的真实有效和长期可读。
 
    三是公共信息资源的查阅利用功能。档案馆应突破传统的信息条块分割的制约与束缚,发挥国家档案事业主体的作用,担负起信息的交汇、整合、跨行业区域共享的枢纽使命,成为信息时代政府信息、档案资料等信息资源交汇和利用的中心。
 
    四是历史文化教育研究功能。档案馆收藏和保管来自于社会各方面的具有社会记忆意义的档案资料,并通过档案信息资源的开发,为科学研究、为社会建设发挥作用。此外,档案馆作为爱国主义教育基地还有教育、引导、传承、激励的作用。
 
    五是提供公共文化休闲功能。档案馆作为人类文明的载体,是人类文化遗产的重要组成部分,档案馆的文化特征是档案馆社会属性的重要内涵之一。2002年, 国务院《政府工作报告》要求“加强图书馆、博物馆、文化馆、科技馆、档案馆等公共文化和体育设施建设。”随着社会的发展,档案馆必然会成为公众文化休闲的重要阵地。
 
二、建立覆盖人民群众的档案资源体系是公共档案馆建设的内在需求。
 
    首先,建立覆盖人民群众的档案资源体系是由公共档案馆的性质所决定的。公共档案馆并非公务档案馆。公共档案馆至少应包含两个要素:一是档案馆由国家和政府设立并管理;二是资源属国家和社会全体公民并为全体公民所共享。著名档案学家希拉里·詹金逊指出:“在普通公民看来,档案不仅要涉及政府的职责和保护公民的个人利益,而且更多地还要为他们提供根源感、身份感、地方感和集体记忆。”。发达国家公共档案馆非常重视对个人档案的征集,如法国国家档案馆国家级的个人档案就600个全宗,瑞士260个各类档案馆保存的个人档案多达6000余个全宗。建立包含人民群众的档案资源体系有助于增强公民的“根源感、身份感、地方感和集体记忆”。
 
    其次,建立覆盖人民群众的档案资源体系与当前日益增长的公共需求相符。马斯洛需求层次理论把需求分成生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我实现需求五个层次。在不发达国家,生理需求和安全需求占主导的人数比例较大,而社交需求、尊重需求和自我实现需求比例较小;在发达国家,则刚好相反。随着我国各项事业的发展,公众的需求层次不断提升,档案与普通公众的联系越来越密切。以青岛市档案馆为例,通过对近几年利用档案的统计数字我们发现利用档案的主体发生了很大变化,首先是数量的飞速增长,由2000年的388人次到2008年的8541人次,增长了20余倍;其次是结构急剧变化,2000年主要还是工作查考,占49%,到2008年工作查考比例降到14.8%,维护权益成为主要构成,占19%,参见(表一)和(表二)。此外,通过对查档目的的分析我们还发现关于维护权益、产权纠纷、了解政策、工龄计算、落实待遇等涉及民生的档案利用率越来越高,到2008年底已增长到5107人次,占总利用人次的60%。面对这些需求变化,我们必须调整资源体系结构,建立覆盖人民群众的档案资源体系,满足公共需求。
 
 
    再次,建立覆盖人民群众的档案资源体系有利于公共档案馆自身建设与发展。首先,建立覆盖人民群众的档案资源体系有利于公共意识的培养与形成。现阶段我国档案馆公共意识还较薄弱,档案工作者对档案是公共文化资源、利用者是纳税人的意识有待加强。在档案业务规范的制订者、执行者在履行自己的职责时,伴随重事轻人,重物轻人、重著名人物轻普通人物的传统观念的转变,其自身的公共意识也就在悄然萌生。决策者和执行者公共意识的形成能进一步推动公共档案馆的健康持续发展。其次,公共服务的提高必然会获得公共财政的倾斜。有为才有位。伴随着覆盖人民群众的档案资源体系的建立,档案馆的公共服务能力必定会进一步提升。当档案馆的公共价值被公民普遍认可时,其在国家公共管理中的地位也必然提高,由此会更容易获得自身发展所必须的公共财政支持。
 
    最后,多措并举,构建覆盖人民群众的档案资源体系。一是要把反映党和国家重要工作、反映本单位基本职能和涉及公民、关系广大人民群众切身利益的文件材料列入归档范围,并延长其保管期限。二是要按照以人为本的思想修改接收范围,把涉及人的档案尽可能全面地接收进馆。三是要积极进行档案资源整合。四是加强征集工作,有重点、有计划地征集散失在境内外的珍贵档案,拍摄具有地方特色、反映城乡变迁、市情民俗等与人民群众生活密切相关的信息。
 
三、建立方便人民群众的档案利用体系是提高公共服务能力、发挥公共档案馆功能的重要保障。
 
    档案馆资源再丰富、信息整合的再科学、工作人员的服务意识再好,但是没有行之有效的服务手段,没有方便人民群众的档案利用体系,“再好的戏也出不来”。 加强档案利用体系的建设,提高公共服务能力,是建设公共档案馆的重要内容。
 
    一是构建文档查阅平台。文档查阅平台应包含六项服务内容:档案利用中心、现行公开文件查阅中心、政务信息查阅中心、本地和国内各种历史信息查阅中心、公民个人信息查阅中心和各种法律法规查阅中心等。除此之外,还应设立咨询辅导员,制定咨询辅导指南,以满足广泛的信息咨询服务。根据利用者的需要,还可以增加送档案文件下农村、进社区、法律援助、政务咨询热线等等新的服务内容,不断延伸服务的深度。
 
    二是构建网络传播平台。作为开放的公共档案馆,在互联网中必须有自己的服务平台—网站。首先,网站是档案馆面向社会提供文档信息的重要窗口。其次,网站是传播地方历史文化的窗口。第三,网站也是档案工作交流和宣传的窗口。通过网络传播平台,档案馆架起了联系社会的重要桥梁,开辟了一条服务社会的新途径。
 
    三是构建档案编研平台。一是注重质量,多出精品,出版有价值的、有社会影响的编研产品。二是开阔视野,贴近需求,多选择一些既有史料价值,又有知识性、鉴赏性、趣味性的符合社会大众文化需求的编研产品。
 
    四是构建档案宣传教育平台。档案作为历史的真实记录,本身就具有独特的宣传教育价值。以青岛市档案馆为例, 2003年配合市政府迎奥宣传将《百年青岛》展览办到德国;借助电视传媒的影响力,先后参与了《百年胶济》、《青岛要塞》、《百年青啤》、《青岛的路》等专题片的编创和拍摄;开展各种主题活动,如“兰台文化之旅”、“青岛与德国近代历史论坛”等。
五是构建公共文化休闲平台。档案馆应重视发挥学习和文化休闲功能,打造成学习型城市的主要的文化休闲场所之一。作为公共文化的载体,场馆的建设也很重要。首先是选址。若档案馆深处机关大院内,对外又无公共服务窗口,“公共”“、休闲”是无从谈起的。其次是环境。广东省档案馆的场馆环境建设就非常“亲民”。其宽阔的草坪、温馨的桌椅、新颖的布局等无一不蕴含着休闲感和文化气息。
 
 
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