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创建“1+N”档案馆建设模式,增强公共服务能力
作者 : 青岛市档案局处长 刘旭刚 青岛市市北区档案局局长 刘伟      发布时间 :  2012-12-19 15:45:33
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    当前,我国许多地方国家综合档案馆因种种原因,馆舍面积相对不足,仅仅能够满足档案的基本保存管理,缺乏服务空间场所,或者因与当地政府合署办公,导致群众出入不方便,不能更好地开展服务,制约了公共档案馆建设的开展。
 
    青岛市档案局针对这种状况,提出了按照“1+N”模式开展公共档案馆建设的新思路,收到了良好的效果。所谓“1+N”模式,指国家综合档案馆以保存档案的主体馆为核心,以N个子档案馆(档案分馆)为补充,构筑区域内档案馆集群,充分发挥档案馆的监管功能和公共服务能力,实现档案信息资源的最大化利用服务。
 
一、“1+N模式的含义
 
     “1”代表档案馆主体,是保存管理利用档案的核心馆,它必须满足档案最基本的保管利用要求。
 
    “N”代表子档案馆或者分馆,它不以保管档案为主,而更加体现档案馆的服务功能,如档案展览、史料陈列、服务窗口、教育基地等等。
 
    “1+N”档案馆建设模式的核心是有效整合区域内各类档案信息资源,统筹管理分散在区域内的各类场馆,形成档案馆集群,实现档案信息资源、场地场馆资源、设施设备资源共享,充分发挥各种社会资源的作用,实现档案信息资源的有效监管和利用效益的最大化。
 
    “1+N”档案馆建设模式的创建,弥补了现有综合档案馆面积不足,规模小,进出不方便,服务功能不足等现实问题。通过资源的融合,形成优势叠加,通过非行政化的嫁接,形成了联动共赢的网络体系。“1+N”档案馆建设模式实现了档案馆对散存于社会上的档案信息资源的有效监管,并通过接收进馆丰富了档案馆的馆藏信息资源;彰显了开放的档案服务理念,全方位提升了档案馆的公共服务能力,丰富了档案馆的服务内容、服务手段和服务场所;促进了综合档案馆与专题馆的深度融合,实现了社会档案资源的有效整合和资源共享;构成了档案信息跨机构、跨层级的利用共享新格局。这种全方位覆盖、多渠道组合、社会影响广的档案馆建设模式,为档案馆向“五位一体”公共档案馆的转型奠定了基础。
 
二、“1+N”模式的管理
 
    “1”指国家综合档案馆,是各级党委政府依法设立的,收集保存管理规定范围内的多种门类档案的具有文化事业机构性质的国家机关,接受区域内党委政府管辖领导。“N”指区域内集中收集管理专门领域、特殊载体形态档案资料,并向社会展示、宣传的服务机构,或者具有一定代表性和鲜明特点的企业、社会团体的档案展馆(室),或者由档案部门专门设立的服务、宣传窗口等。“1+N”档案馆行政上由政府统一管理,业务上可以设立“1+N”档案馆联席会议小组,建立“1+N”联席会议制度,定期召开会议,研究“1+N”档案馆工作。
 
    综合档案馆与子档案馆二者是整体与局部,主体与客体的关系,通过档案这条主线构成管理服务、协作共赢的共同体。档案局按照统一领导、分级管理的原则,着力于综合档案馆的核心功能建设。对子档案馆建设实行统筹规划,统一业务监督和指导,包括对子档案馆的分类设置进行规划,对子档案馆档案资源(展品)的统一管理、归档接收,对子档案馆开展档案资料征集、整合、利用工作进行业务指导,对子档案馆档案资源保护进行指导等等。各子档案馆则在档案局的业务监督指导下,自主开展经营管理,最大限度的收集档案资料,发挥窗口的服务作用。
 
三、“1+N”模式的前景
 
    青岛市档案局自2009年在市内各区开展“1+N”模式档案馆建设,已经收到了初步效果,并展示了良好的发展前景。
 
    市南区档案馆按照“1+N”模式,利用政府大楼的走廊、社区内的展室,开展了丰富多彩的展览服务,并协助区文化局共同筹建了老舍纪念馆。市北区档案馆则充分发挥区域优势,利用政府开展特色街道、特色展馆建设,将青岛市纺织博物馆、葡萄酒博物馆、炮台山纪念馆等场所,加挂了档案馆分馆(史料馆)的牌子,开展对口管理。各区档案馆还充分利用政府的对外审批大厅,建立档案查阅窗口,开展查档咨询和查档服务。
 
    档案局制订了严格的管理流程和办法,对各个子馆和查阅服务窗口进行规范管理。首先,对各子馆档案资源进行逐一登记,确保展品的安全和将来收集进馆;其次,建立了若干规范的管理办法和严格的管理制度来确保其正常运行,包括“1+N”档案馆管理办法,“1+N”档案馆陈展协议,史料馆实物档案管理规范,史料馆档案(展品)管理制度,史料馆档案管理系统操作说明,等等;其三,按照协议对各子档案馆开展业务监督、指导、服务。包括在档案馆网站开辟“1+N”宣传窗口,扩大专题馆的对外宣传,帮助子馆逐步实现档案资源规范化管理,逐步实现展馆事项的全程记录和主动记录,为子档案馆的改陈和深入发展提供档案资源等等;其四,大力开展档案信息化建设,努力实现馆藏档案数字化,确保查阅服务窗口可以通过网络查找数字档案。
按照“1+N”模式开展子档案馆建设,弥补了综合档案馆面积不足,缺少对外服务窗口的功能缺陷;解决了与政府办公大楼合署办公,群众出入不方便的麻烦;有效整合了区域内的档案资源,将有关单位的档案展馆(室)纳入档案馆的总体管理中;大大增加了档案馆教育基地场所和文化史料研究场所,极大丰富了档案馆的服务功能,扩大了档案宣传教育的受众面。
 
    “1+N”档案馆建设模式,实事求是,因地制宜,符合科学发展观和时代发展要求,符合公共档案馆建设需要,能够实现档案资源利用的最大化,社会分工的精细化,管理服务的集约化,具有良好的发展前景,是新时期公共档案馆建设的一种创新模式。
 
 
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